L'automatisation rend les choses plus rapides. Elle rend aussi les erreurs plus rapides, les mauvais processus plus efficaces, et le dysfonctionnement organisationnel plus difficile à voir parce que le dysfonctionnement tourne maintenant à la vitesse de la machine. Avant d'automatiser, vous devez savoir ce que vous optimisez.
Le piège de l'automatisation
Le schéma est prévisible : un processus manuel existe qui est lent et coûteux. Quelqu'un identifie que ce processus pourrait être automatisé. L'automatisation est construite. Le processus est maintenant rapide et bon marché. Trois ans plus tard, le processus automatisé tourne à grande échelle et personne ne se souvient pourquoi il fonctionne comme il le fait.
“N'automatisez pas un processus que vous ne comprenez pas. N'automatisez pas un processus que vous n'êtes pas sûr de vouloir conserver.”
La bonne séquence
- Clarifiez : documentez le processus tel qu'il fonctionne réellement, pas tel qu'il a été conçu.
- Simplifiez : avant d'automatiser, supprimez les étapes qui n'ont pas besoin d'exister.
- Standardisez : documentez les règles et la logique. L'automatisation nécessite des règles explicites.
- Automatisez : seulement maintenant, avec un processus clair, simplifié et documenté.